Convocatoria para puesto de Apoyo Administrativo
A través de esta convocatoria se espera contratar a una persona para las labores de apoyo a la Asesora de la Secretaría General Iberoamericana para los Países Andinos
Viernes 16 DE Marzo, 2018

La Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura (OEI) es un organismo internacional de carácter intergubernamental, creado en 1949 para la cooperación entre los países iberoamericanos en el campo de la educación, la ciencia, y la cultura en el contexto del desarrollo integral, la democracia y la integración regional.

 

Para hacerlo, colabora con los Estados Miembros en conseguir que los sistemas educativos cumplan un triple cometido: humanista, de democratización y productivo. Colabora también en la difusión de una cultura que revalorice la propia identidad abriéndose a la modernidad; y promueve las relaciones entre ciencia, tecnología y sociedad en los países iberoamericanos.

 

La OEI mantiene acuerdos y convenios de colaboración con diversos organismos internacionales y entidades de cooperación, dentro de los cuales mantiene uno con la Secretaría General Iberoamericana con sede en Madrid – España.

 

La SEGIB en el marco del proceso de renovación de la Conferencia Iberoamericana y de reestructuración de la Secretaría General Iberoamericana, impulsado tras la XXII Cumbre Iberoamericana de Cádiz en 2012 y culminado en la XXIV Cumbre Iberoamericana, realizada en Veracruz, México, en diciembre de 2014, la SEGIB ha iniciado la tarea de desconcentración de sus funciones y de reorganización de sus oficinas subregionales, con el propósito de contar con una mayor presencia territorial de la organización en América Latina, responder de manera integral a los mandatos emanados de los países miembros de la Conferencia Iberoamericana, fortalecer el modelo de cooperación iberoamericana y potenciar una mayor proyección del espacio iberoamericano, de acuerdo con lo  establecido en el Documento Reestructuración de las Oficinas Subregionales de la SEGIB en América Latina, adoptado en la Cumbre de Veracruz.

 

En el marco del acuerdo de colaboración se ha previsto la contratación temporal de personal local por parte de la OEI a fin que desarrolle labores de apoyo a la Asesora de la Secretaría General Iberoamericana para los Países Andinos, que opera hasta tanto se cumplan los tramites y procedimientos para la apertura y funcionamiento de la Oficina Subregional de la SEGIB para los países andinos, con sede en Lima. Esto supone que la relación contractual la mantendrá con la OEI y la relación de dependencia estará a cargo de la Asesora de la SEGIB en Lima – Perú.

 

Síntesis del Perfil / Propósito del puesto:

La persona a seleccionar proporciona apoyo secretarial a la citada asesora de acuerdo con los procedimientos establecidos y las normas protocolares aplicables, preservando la confidencialidad requerida en todos los aspectos de su gestión. Organiza agendas, coordina viajes y asistencia a eventos, prepara correspondencia y facilita la comunicación fluida, el seguimiento de acciones y la entrega de los productos requeridos.

 

Funciones del puesto:

  • Proporciona apoyo técnico secretarial integral, facilitando la organización y gestión de sus actividades. Optimiza el flujo de información y comunicación entre la Asesora con la Sede de la SEGIB y con las oficinas subregionales de ella, así como con contrapartes externas y autoridades gubernamentales mediante la comunicación oportuna y efectiva.
  • Mantiene la agenda del/de la Asesora y de otro personal de la asesoría, según se requiera. Organiza reuniones con autoridades gubernamentales y contrapartes, incluyendo visitas de misiones y delegaciones. Coordina los aspectos logísticos relevantes y respeta las prioridades según los lineamientos recibidos.
  • Prepara el plan de viajes y organiza las misiones de la Asesora; realiza las estimaciones de costo y verifica el presupuesto disponible. Administra la documentación de respaldo requerida y la clasificación y disponibilidad de los informes de misión.
  • Realiza búsquedas de información y organiza materiales de apoyo a las actividades de la Asesora. Selecciona datos y sintetiza documentos y antecedentes para reuniones y eventos. Prepara presentaciones y gráficos sobre la base de notas y resúmenes.
  • Redacta correspondencia, toma notas, prepara y edita documentos e informes asegurando la calidad de la presentación y la corrección en estilo, puntuación y ortografía. Responde solicitudes de información en forma precisa y oportuna, de acuerdo con la orientación recibida.
  • Registra y re-direcciona la documentación ingresada para consideración y acción según se indique. Revisa la correspondencia que se presenta para la firma/aprobación del/de la Asesora para asegurar su conformidad con los procedimientos establecidos. 
  • Organiza los archivos, clasifica la documentación y asegura su accesibilidad y confidencialidad. Organiza y mantiene una base de datos actualizada con los listados de correspondencia y los contactos correspondientes. Colabora con el mantenimiento y clasificación de los archivos generales de la oficina subregional.
  • Apoya en la realización de los trámites que se requieran ante la Secretaría de Relaciones Exteriores y otras instituciones sobre los asuntos o materias competencia de la Asesora.
  • Apoya en la difusión de la noticia de la actividad realizada por la SEGIB y su Asesora para los países andinos.

 

Requisitos del puesto:

 

Educación: Título de educación técnica. Certificación en el manejo de MS Office. Manejo de sistemas de plataforma web y de base de datos.  Conocimientos de protocolo.

 

Experiencia: Cinco años de experiencia laboral relevante en organismos nacionales o internacionales o en el sector privado.

 

Idiomas: Dominio oral y escrito del idioma español.

 

Calificaciones adicionales que se considerarán ventajosas:

- Conocimientos de idioma portugués y/o inglés y/o francés.
- Estudios universitarios en administración, relaciones internacionales u otras áreas relacionadas al desarrollo internacional. 

 

Competencias a valorar:

 

Competencias Centrales:

  • Valores y principios guía:
  • Integridad y ética
  • Sensibilidad cultural
  • Valoración de la diversidad
  • Compromiso institucional

 

Efectividad Personal:

  • Compromiso con la excelencia
  • Adopción de decisiones adecuadas y transparentes
  • Orientación a resultados
  • Pensamiento analítico

 

Relaciones Interpersonales:

  • Manejo del conflicto y de la negociación
  • Auto control/inteligencia emocional
  • Comunicación de la información
  • Trabajo en equipo

 

Competencias Funcionales:

  • Orientación al cliente
  • Planificación y organización
  • Iniciativa y dinamismo
  • Excelente nivel de escritura y destreza comunicacional
  • Manejo de la correspondencia, documentación e informes
  • Administración de datos y soporte logístico
  • Capacidad de síntesis

 

Relación contractual y remuneración:

  • El contrato laboral que se ofrece es por tiempo determinado de 6 meses, sujeto a un período de prueba de 3 meses.
  • Remuneración a convenir.
  • Disponibilidad para incorporarse a partir del 15 de abril de 2018.

 

Proceso de selección:

  • Enviar una carta de motivación y un CV actualizado con una extensión máxima de 2 páginas a la dirección: convocatoria@oeiperu.org antes de las 24:00 horas del día 28 de marzo de 2018.
  • Sólo se contestarán las candidaturas preseleccionadas.
  • Las personas seleccionadas podrán ser convocadas a las pruebas y/o entrevistas que estime necesarias la Organización.
OEI Perú
Av. Arenales 1555, Lince.
Lima 14, Perú
Tel: 5187200 - 5187201
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